niedziela, 26 maja, 2024
baner-kontaktowy
Strona głównaBiznesJak zrobić webinar? Kompletny przewodnik po organizowaniu webinarów

Jak zrobić webinar? Kompletny przewodnik po organizowaniu webinarów

Webinary cieszą się dużym zainteresowaniem i to na niespotykaną dotąd skalę. Od kilku lat stanowią one integralną część cyfrowego krajobrazu w sektorze biznesowym i edukacyjnym. Do niedawna jednak webinary były raczej narzędziem dla bardziej zaawansowanych użytkowników, takich jak marketerzy, handlowcy czy nauczyciele. Dziś stają się one jednym z podstawowych rodzajów komunikacji online. W tym artykule zagłębimy się w świat webinarów.

Globalna zmiana w kierunku pracy zdalnej i szkoleń doprowadziła do gwałtownego wzrostu zainteresowania oprogramowaniem do wideokonferencji i webinarów. Technologia ta szybko stała się gorącym tematem w serwisach informacyjnych, gazetach, radiu i telewizji.

Nagle okazało się, że dzięki webinarom można prowadzić zajęcia, zorganizować międzynarodową konferencję naukową czy obronić pracę magisterską – wszystko przez Internet!

Zanim przedstawimy ten rodzaj eventu we wszystkich jego aspektach, zacznijmy od definicji.

Co to jest webinar?

Webinar – w najprostszym rozumieniu – to seminarium prowadzone przez internet (seminarium + web). Jest to multimedialna forma komunikacji na odległość oparta na technologii, która pozwala organizatorom spotkać się z publicznością w wirtualnej sali konferencyjnej.

Organizator, przy pomocy szeregu przydatnych narzędzi, może w interaktywny i angażujący sposób przedstawić treści uczestnikom.

Jakie funkcje oferuje webinar?

Fenomen webinarów nie pojawił się z dnia na dzień. Każdego roku odbywają się tysiące wirtualnych konferencji, w których uczestniczą miliony ludzi z całego świata.

Nie dzieje się tak bez powodu. Webinaria ułatwiają komunikację z rozproszonymi grupami odbiorców, efektywne dzielenie się wiedzą i sprawdzanie jej odbioru w czasie rzeczywistym.

Przyjrzyjmy się najważniejszym cechom platformy ClickMeeting.

Sala webinarowa – serce Twojego wydarzenia.

Miejsce, w którym odbywają się webinaria, nazywane jest pokojem webinarowym. Jest to wirtualna sala konferencyjna, centrala, w której organizator spotyka się z uczestnikami wydarzenia.

Tutaj można aktywować kamerę internetową i mikrofon (wbudowane w komputer lub zewnętrzne urządzenie plug-and-play) do komunikacji audiowizualnej z publicznością. Bądź tak wyraźny, jak to tylko możliwe – widzą i słyszą Cię.

W pokoju webinarowym można również:

  • Pokazać wcześniej przygotowaną prezentację lub inne pliki – zdjęcia, teksty, tabele lub materiały wideo;
  • Rysuj i pisz na wirtualnej tablicy i w łatwy sposób dziel się wynikami swojej pracy z uczestnikami;
  • Odtwarzanie filmu bezpośrednio z platformy YouTube;
  • Udostępniaj swój ekran, aby pokazać swoim odbiorcom każdy szczegół aplikacji, dokumentu lub bieżącej pracy;
  • Przekazuj swoje wydarzenie na Facebooku lub YouTube;
  • Przeprowadzenie ankiet i testów oraz omówienie ich wyników podczas webinaru;
  • Sprzedawaj swój produkt, usługę lub kurs online poprzez przycisk call-to-action połączony z Twoją stroną docelową za pomocą formularza rejestracyjnego lub zakupowego;
  • Nawiąż kontakt z publicznością za pomocą czatu lub moderowanych pytań i odpowiedzi.

Jak dostosować wygląd i sposób działania webinaru do własnych potrzeb

Powyższy zestaw narzędzi nie jest jedyną rzeczą, która pozwala Ci dostosować wygląd i sposób prowadzenia webinaru. Możesz także dowolnie zmieniać wygląd swojego pokoju webinarowego, decydując, czy chcesz, by widoczne było Twoje logo lub kolory marki, a także jakie obrazy mają podkreślać wyjątkowy charakter Twojego wydarzenia w tle Twojego wirtualnego pokoju webinarowego i na innych stronach:

  • Strona rejestracyjna;
  • Poczekalnia z harmonogramem webinarów;
  • Strona profilu;
  • Strona z podziękowaniami.

Do czego można wykorzystać webinar?

Skoro odpowiedzieliśmy już na pytanie „Co?”, czas przejść do pytania „Po co?”. Do czego można wykorzystać webinaria? W jakich działaniach przydatne mogą być wydarzenia online?

Aby skategoryzować webinaria pod względem ich wykorzystania, przyjrzeliśmy się danym statystycznym z 2019 roku, przeanalizowaliśmy je, a następnie przedstawiliśmy w formie raportu rocznego.

W zeszłym roku na samej platformie ClickMeeting 627,033 wydarzenia przyciągnęły 8,504,770 użytkowników!

Po dokładnej analizie udało nam się wyodrębnić kilka głównych kategorii, na które można podzielić te wydarzenia:

  • Kursy i szkolenia online – 35,6% (z czego 25% stanowiły szkolenia wewnętrzne).
  • Demonstracje produktów i marketing – 27,8%
  • Spotkania biznesowe online – 11 %.
  • Wiara i ezoteryka – 2,7%
  • Inne – 22 %.

Nowa rzeczywistość – komunikacja online

Statystyki dotyczące webinarów przeprowadzonych w 2019 roku są imponujące i pokazują znaczny wzrost w stosunku do lat poprzednich. Wraz z pandemią koronawirusa, która zapoczątkowała absolutną rewolucję w sposobie pracy, webinaria i wideokonferencje zyskały kluczowe znaczenie dla organizacji, przedsiębiorstw, instytucji rządowych, służby zdrowia, a zwłaszcza instytucji edukacyjnych.

Nasze obserwacje oparte są na liczbach – w marcu 2020 roku na platformie ClickMeeting odbyło się 299 906 wydarzeń. Porównując tę liczbę do ogólnej liczby webinarów i spotkań online w 2019 roku, sam marzec stanowił 50% wszystkich spotkań w 2019 roku!!! W wydarzeniach tych wzięło udział dokładnie 3 203 034 osób, co oznacza, że potrzebujemy jeszcze dwóch miesięcy tak intensywnej aktywności, aby pobić zeszłoroczny rekord.

W tej chwili możemy mówić o dwóch dużych trendach wymuszonych przez ruch „zostań w domu”:

Praca zdalna – w krótkim okresie firmy musiały przestawić się na pracę w rozproszonych zespołach. Wymagało to stałej komunikacji pomiędzy kierownictwem a pracownikami oraz pomiędzy pracownikami. Oprócz tradycyjnych wiadomości e-mail, jako narzędzia do efektywnej komunikacji i współpracy wykorzystywane są komunikatory, takie jak Slack czy aplikacje do zarządzania projektami, wideokonferencje i webinaria.

Kształcenie na odległość – szkoły i uniwersytety jako pierwsze zostały dotknięte pandemią i musiały zamknąć swoje drzwi dla tysięcy studentów. Ale proces nauczania nie mógł zostać przerwany, więc instytucje edukacyjne musiały szukać rozwiązań, aby kontynuować nauczanie. Na ratunek przyszły webinaria, których technologia idealnie wpisuje się w trendy e-learningowe. Pokój webinarowy to doskonały wybór, ponieważ jest to w pełni wyposażona wirtualna klasa lub sala wykładowa.

Webinar a spotkanie – jaka jest różnica?

Wyróżniliśmy trzy główne rodzaje wideokonferencji:

  • Kursy i szkolenia
  • Demonstracje produktów i marketing
  • Spotkania biznesowe online

O ile dwie pierwsze kategorie wpisują się w definicję webinaru, o tyle spotkania biznesowe online są osobnym tworem, choć ich organizatorzy mogą korzystać z niemal tych samych narzędzi, co w przypadku webinarów.

Jaka jest więc różnica między webinarami a spotkaniami online? Otóż te dwa rodzaje wydarzeń różnią się między sobą, jeśli chodzi o następujące kwestie:

Cel – Jeśli chcesz dotrzeć do większej liczby odbiorców, aby wygłosić wykład, zorganizować konferencję online lub zaprezentować produkt setkom potencjalnych klientów w tym samym czasie, webinar będzie Twoim narzędziem z wyboru. Jeśli jednak chcesz zorganizować spotkanie z grupą do 25 osób – kierowników, dyrektorów, partnerów biznesowych lub członków zespołu – powinieneś zdecydować się na spotkanie online.

Liczba uczestników – jak wspomnieliśmy wyżej, webinar jest formą komunikacji z większą grupą odbiorców, liczącą nawet do 1000 osób. Z drugiej strony, spotkanie online jest mniejszym wydarzeniem dla maksymalnie 25 uczestników.

Tryb eventowy – webinar precyzyjnie określa nadawcę i odbiorców treści (tryb prezentacji, zwany też trybem „tylko do słuchania”). W trakcie spotkania uczestnicy mogą być aktywni i mają takie samo prawo do zabierania głosu jak organizator (d) (tryb dyskusji).

Jak prowadzić webinar?

Teraz, kiedy już wiemy, czym są webinary i dlaczego powinieneś wprowadzić je do swoich codziennych działań, pozostaje nam poprowadzić Cię przez proces organizacji webinaru. Nie martw się, przygotowaliśmy cały szereg pomocnych materiałów, w tym tutoriale wideo. Wszystko po to, aby maksymalnie ułatwić Ci cały proces.

Krok 1: Załóż konto

Jeśli nie masz jeszcze konta ClickMeeting, to rejestracja darmowego konta próbnego jest Twoim początkiem. Jeśli już to zrobiłeś, zaloguj się do panelu swojego konta.

Krok 2: Utwórz webinar

Po zalogowaniu się, kliknij przycisk „Utwórz webinar”.

Jak widać powyżej, możesz prowadzić trzy rodzaje webinarów:

Na żywo – tradycyjny webinar w czasie rzeczywistym.

Automatyczny – tak, automatyzacja wkroczyła również w przestrzeń webinarów i pozwala na prowadzenie webinaru na autopilocie. Ta funkcja jest niezwykle przydatna, jeśli prowadzenie wydarzeń na żywo jest dla Ciebie zbyt czasochłonne.

W przypadku zautomatyzowanego webinaru – jak w punkcie drugim – ustalasz konkretną datę rozpoczęcia wydarzenia. Zamiast jednak prowadzić prezentację na żywo, tutaj wgrywasz nagrany wcześniej webinar, z możliwością wyposażenia go w ankietę, dodatkowy klip wideo lub przycisk call-to-action (CTA).

Cały urok polega na tym, że wydarzenie rozpoczyna się i przebiega automatycznie, dzięki czemu oszczędzasz mnóstwo czasu!

On-Demand – trzecityp wydarzenia również pozwala zmaksymalizować wpływ Twojej pracy poprzez ponowne wykorzystanie nagranego wcześniej webinaru.

Różnica między webinarem na żywo, webinarem automatycznym a webinarem na żądanie polega na tym, że webinar na żądanie nie odbywa się w określonym dniu, ale jest dostępny dla uczestników w dowolnym momencie, kiedy chcą go obejrzeć.

Dużą zaletą tego rozwiązania jest łatwa dostępność treści dla zaproszonych uczestników – mogą oni wziąć udział w wydarzeniu bez konieczności martwienia się o konkretną datę i godzinę. Jeśli Twoją niszą jest marketing i sprzedaż, webinaria na żądanie mogą posłużyć jako maszyna do generowania leadów.

Po ostatniej aktualizacji platformy ClickMeeting, możesz teraz wybrać jeden z typów webinaru (na żywo, na żądanie, zautomatyzowany) już na samym początku. Kliknij przycisk „Utwórz webinar”, aby wyświetlić listę rozwijaną dla każdego rodzaju webinaru, który chcesz zaplanować.

Teraz wybierzemy opcję „Webinar na żywo”. Następnie zostaniesz przeniesiony na stronę ustawień wydarzenia.

Wybierz nazwę dla swojego wydarzenia, w zależności od tego, jaki jest temat Twojego webinaru. Dzięki temu nie tylko uczestnicy będą wiedzieli, czego dotyczy wydarzenie, ale także łatwiej będzie Ci znaleźć interesującą Cię konferencję na dashboardzie, gdy będziesz miał ich już kilkanaście.

Krok 3: Określenie rodzaju pokoju

Ten etap jest kluczowy, ponieważ wybór odpowiedniego typu pokoju otwiera przed Tobą wiele możliwości:

Stały – w tej opcji nie ma określonej daty i godziny rozpoczęcia imprezy. Wybierając ten typ sali, tworzysz stałe miejsce dla swojej konferencji, do którego możesz dołączyć w dowolnym momencie.

Zaplanowany – klasyczna forma webinaru, tutaj możesz ustawić dokładną datę i godzinę wydarzenia oraz dostosować je do odpowiednich stref czasowych.

Krok 4: Wybierz typ dostępu

Kolejną decyzją w fazie tworzenia webinaru jest określenie typu dostępu. Domyślnie wszystkie wydarzenia są otwarte dla wszystkich.

Oznacza to, że każdy, kto otrzyma link do Twojego wydarzenia, może dołączyć do niego jednym kliknięciem. Mimo że jest to najłatwiejsza opcja dla uczestników, nie jest to najbezpieczniejszy sposób prowadzenia webinarów.

Dlaczego? Ponieważ ostatnie gwałtowne zainteresowanie wideokonferencjami wywołało również patologiczne zachowania, które przejdą do historii internetu jako „zoombombing” – czyli ataki trolli, którzy włamują się i zakłócają wideokonferencje. W tym artykule opisaliśmy, jak można się przed takimi atakami chronić.

Jednym ze sposobów jest ochrona dostępu do wydarzenia za pomocą hasła…

…lub token, który działa jak jednorazowy bilet wstępu – gdy użytkownik użyje go, aby dołączyć do parzystej grupy, nikt inny nie będzie mógł go użyć. Jest to zatem najbezpieczniejsza opcja

Płatne webinaria

Ostatnim sposobem na uzyskanie dostępu do webinaru jest ustalenie opłaty za uczestnictwo. Nie ma bardziej bezpośredniego i łatwego sposobu na zarabianie pieniędzy z webinarów. Jeśli posiadasz unikalną wiedzę i umiejętności, które mają wymierną cenę na rynku, dlaczego nie uczynić z nich dodatkowego źródła dochodu (lub głównego źródła dochodu, dlaczego nie?)?

Aby zachęcić Cię do działania, odwołamy się do danych z naszego raportu State of Webinars. W 2019 roku płatne webinary na platformie ClickMeeting wygenerowały łącznie 360 tys. dolarów. Najbardziej dochodowe wydarzenie przyniosło organizatorowi 20 930 USD przychodu.

Krok 5: Zapisz zmiany i zaproś uczestników

OK, omówiliśmy już wybór nazwy webinaru, rodzaj pokoju i rodzaj dostępu. Teraz wystarczy jedno kliknięcie, aby zapisać zmiany i rozpocząć zapraszanie uczestników oraz (w razie potrzeby) innych prelegentów.

Po wysłaniu zaproszeń e-mailowych możesz zacząć przygotowywać treści, tworzyć prezentacje i inne materiały oraz rozwijać swoje umiejętności jako mówca.

Krok 6 – nieobowiązkowy – ustawienie procesów promocyjnych i automatyzacji.

Chociaż ten krok na początku Twojej podróży przez świat webinarów nie jest konieczny, aby webinar był udany, warto wykorzystać jego potencjał w zakresie skutecznej promocji i utrzymywania relacji z uczestnikami przed i po wydarzeniu.

Automatyzacja może sugerować wysoki poziom złożoności pod względem technologicznym, ale narzędzia te są niezwykle łatwe w użyciu.

Na tym etapie konfiguracji wydarzenia, przechodzisz do zakładki Automatyzacja.

Jeśli klikniesz na poszczególne pozycje menu, zobaczysz funkcje automatyzacji:

W elemencie „Akcje automatyzacji zdarzeń” znajdują się następujące opcje:

  • Opublikuj wydarzenie na stronie profilu
  • Automatyczna transmisja wydarzenia na Facebooku lub YouTube
  • Automatycznie nagrywaj wydarzenie – kiedy ma się rozpocząć i jak ma wyglądać
  • Opublikuj wydarzenie na stronie profilu lub w serwisie YouTube albo wyeksportuj je do Dropbox

W pozycji „Zasady promocji wydarzeń” możesz ustalić kolejność automatycznych e-maili przypominających o nadchodzących webinarach. Odpowiednie wiadomości mogą zostać wysłane do uczestników:

  • 5 minut przed rozpoczęciem imprezy;
  • 30 minut przed rozpoczęciem imprezy;
  • 1 godzinę przed rozpoczęciem imprezy;
  • 1 dzień przed rozpoczęciem imprezy;
  • Albo w wybranym dniu o wybranej godzinie – Ty decydujesz kiedy!

Pozycja „Zasady uzupełniające” to coś więcej niż tylko lukier na torcie. Jeśli szukasz rozwiązania, które pozwoli Ci na:

Pokaż uczestnikom po wydarzeniu stronę z podziękowaniem i Twoim adresem URL;

Wyślij automatyczną wiadomość e-mail z podziękowaniem (wiadomość zawierająca pożądane treści, pliki, które chcesz udostępnić, nagranie webinaru lub przycisk do przesyłania opinii) do uczestników zaraz po zakończeniu wydarzenia;

Aby wysłać automatyczną wiadomość e-mail do osób, które zarejestrowały się, ale nie pojawiły się na wydarzeniu;

Wyślij automatyczne zaproszenie na następne wydarzenie, z możliwością rozróżnienia uczestników, którzy wzięli udział w wydarzeniu, od tych, którzy się nie pojawili….

…to możesz mieć to wszystko tutaj – za pomocą kilku kliknięć.

Jakie jest uzasadnienie biznesowe dla tego wszystkiego i jak to wszystko można łatwo skonfigurować? Obejrzyj film i przekonaj się:

Krok 7: Rozpocznij i przeprowadź webinar

Świetnie! Wszystko jest gotowe. Promocja webinaru dobiegła końca i wydarzenie rozpocznie się za kilka minut. Teraz wystarczy, że wejdziesz do pokoju webinarowego i rozpoczniesz swoje wydarzenie.

Jak już wcześniej wspomnieliśmy – niezależnie od tego, czy organizujesz spotkanie z uczniami lub studentami, liderami, klientami czy pracownikami, istnieje cała gama dostępnych narzędzi, które sprawią, że Twoje wydarzenie będzie atrakcyjne i interaktywne:

  • Prezentacja i inne pliki
  • Biała tablica z narzędziami do pisania i rysowania
  • Odtwarzaj filmy bezpośrednio w serwisie YouTube
  • Udostępnianie ekranu
  • Sondaże i testy
  • Przycisk CTA
  • Czat i Q&A

Jak długo powinien trwać webinar? To zależy od Ciebie i od tego, jak skomplikowana jest treść. Pamiętaj, że webinary to z definicji bardziej rozbudowany materiał i nie musisz się martwić, że będą zbyt długie.

Cytując ponownie nasz raport dotyczący webinarów, w 2019 roku webinary trwały średnio prawie 1,5 godziny, a średni czas uczestnictwa w wydarzeniu wynosił 53 minuty!

Nie bój się tego – jeśli udało Ci się przyciągnąć na swój event uczestników, którzy są gotowi zainwestować swój cenny czas w zdobywanie wiedzy, zostaną z Tobą tak długo, jak będą tego potrzebować.

Zostań mistrzem webinarów i integruj je z innymi aplikacjami

Niezależnie od tego, czy Twoim celem jako organizatora webinarów są działania edukacyjne, szkoleniowe, marketingowe czy sprzedażowe, możesz osiągnąć szczyty profesjonalizmu.

Jak. Poprzez integrację Twojego konta ClickMeeting z innymi aplikacjami z następujących kategorii:

  • Systemy CRM (Customer Relationship Management): HubSpot, Keap (dawniej Infusionsoft), czy Pipedrive;
  • LMS (Learning Management System): Moodle;
  • Marketing: GetResponse, HubSpot, Zapier;
  • Analytics i Remarketing: Google Analytics, Google Tag Manager, Facebook Pixel;
  • Media społecznościowe: Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube;
  • Inne: Slack, Google Calendar, WordPress

Oczywiście, tylko od Ciebie zależy, które z tych zewnętrznych narzędzi wprowadzisz do swojego biznesu webinarowego.

Webinaria – dlaczego warto?

Przed gwałtownymi zmianami spowodowanymi pandemią, webinaria miały już ugruntowaną i wiarygodną pozycję oraz były określane jako wszechstronne i skuteczne narzędzia komunikacji. Potwierdzają to uznane raporty i badania marketingowe (szczególnie w zakresie video marketingu) oraz wykorzystywanie webinarów na całym świecie przez nauczycieli, trenerów, marketerów, sprzedawców i władze lokalne.

Webinaria stały się czymś więcej niż tylko skutecznym narzędziem do prezentowania treści i dzielenia się wiedzą. Globalne przejście na pracę zdalną i edukację w związku z pandemią sprawiło, że stały się one podstawową formą komunikacji.

Z pomocą przyjaznej dla użytkownika platformy ClickMeeting i jej licznych funkcji oraz materiałów edukacyjnych, które otwierają drogę do perfekcyjnego opanowania tego narzędzia, możesz z powodzeniem wykorzystywać webinaria w swojej organizacji lub firmie.

Trzymamy za Ciebie kciuki!

RELATED ARTICLES

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Proszę wpisać swój komentarz!
Proszę podać swoje imię tutaj

- Advertisment -
cvwork-baner

Najpopularniejsze wpisy