Księgowość cyfrowa zapewnia lepszy przegląd, przejrzystość i oszczędność czasu. Wyjaśniamy zalety i wady cyfryzacji finansów i pokazujemy, na co należy zwrócić uwagę przy podejmowaniu decyzji o przejściu na cyfryzację.
Brzmi znajomo? Co kilka tygodni pracownicy księgowości mają dużo pracy. Z rachunkami, fakturami, teczkami, porównaniami list, uzgodnieniami z kolegami z powodu brakujących dokumentów i towarzyszącą im komunikacją z doradcą podatkowym.
Czy to brzmi znajomo? Co kilka tygodni pracownicy księgowości mają pełne ręce roboty. Z rachunkami, fakturami, teczkami, porównaniami list, uzgodnieniami z kolegami z powodu brakujących dokumentów i towarzyszącą im komunikacją z doradcą podatkowym.
Faktury online są drukowane i archiwizowane. Kierownictwo przynosi jeszcze więcej paragonów, które zostały zebrane gdzieś w sklepach i kieszeniach, choć zgodnie z definicją procesu wewnętrznego ewidencjonowanie powinno odbywać się na bieżąco.
To prawda, że „biuro bez papieru” nie dotarło jeszcze do wielu firm. To prawda, że w końcu udaje się przywrócić porządek w księgowości, ale dzieje się to tylko przy ogromnym nakładzie czasu ze strony pracowników. Aby w dłuższej perspektywie oszczędzić sobie tak czasochłonnej pracy, istnieje rozwiązanie: cyfryzacja księgowości.
Prowadzenie księgowości online ma zarówno zalety, jak i wady. Ale w zasadzie można twierdzić, że jest to przyszłość. Cyfryzacja wkracza w najróżniejsze dziedziny życia – także w księgowość. Decydując się na księgowość online, należy jednak zwrócić szczególną uwagę na to, jak najlepiej dokonać płynnego przejścia i jakie przeszkody mogą być konieczne do pokonania w tym procesie.
Spis treści
Biuro bez papieru – co to jest?
Biuro bez papieru zostało ogłoszone już w momencie, gdy pierwsze komputery stały się dostępne na rynku. Celem jest przetwarzanie i zarządzanie jak największą ilością danych za pomocą środków cyfrowych. Nie tylko dlatego, że często gubiono papier. Z drugiej strony, jeśli przechowujesz dane w chmurze, są one zawsze dostępne i, w najlepszym przypadku, przechowywane w sposób przejrzysty. Oczywiście wiadomo, że biuro nie może się całkowicie obejść bez pióra i papieru. Jeśli jednak zdigitalizujesz swoje finanse i księgowość, z pewnością przyniesie to pewne korzyści. Dlatego też nie skupiamy się już na całkowicie pozbawionym papieru biurze, ale na cyfrowej księgowości, która daje lepszy przegląd, przejrzystość i jest efektywna czasowo.
Przejście na księgowość online
Jeśli chcesz zdigitalizować swoją księgowość, powinieneś to wcześniej przedyskutować, zwłaszcza z pracownikami. Księgowość online przynosi wiele korzyści, ale będą one naprawdę skuteczne tylko wtedy, gdy nieletni pracownicy będą odpowiednio przeszkoleni i zmotywowani. Musisz zaplanować i skoordynować przejście na księgowość online tak, aby nikt nie czuł się pozostawiony sam sobie. W ten sposób można również uniknąć niepotrzebnego zamieszania. Często przed wdrożeniem pierwszych środków pomocne jest zasięgnięcie porady eksperta.
Zalety księgowości cyfrowej
Digitalizacja może być męcząca, ale przynosi też wiele korzyści. Przynajmniej jeśli wiesz, jak radzić sobie z cyfrowymi innowacjami. Wymieniliśmy dla Państwa najważniejsze zalety prowadzenia księgowości online:
Pomniejszone o nakłady rzeczowe
Przejście na cyfrową księgowość lub digitalizację całości finansów ma wiele ekologicznego sensu. Faktury w formie cyfrowej nie wymagają w ogóle papieru. Jeśli korzystasz z cyfrowej księgowości, nie musisz również drukować faktur, które już istnieją online. Pozwala to również na zaoszczędzenie kosztów druku i papieru.
Niższe koszty magazynowania
Faktury i rachunki muszą być przechowywane przez określony czas, w zależności od przepisów prawa. Urząd Skarbowy określa obowiązek retencji dla przedsiębiorstw, który reguluje również postępowanie z elektronicznymi nośnikami danych. W większości przypadków należy przechowywać rachunki przez 10 lat. W tym czasie gromadzą się ogromne stosy plików, które również trzeba gdzieś przechowywać. Jeśli zdigitalizujesz swoje księgi rachunkowe, magazyny pełne starych faktur odejdą w przeszłość.
Proste i szybkie przesyłanie danych do doradcy podatkowego
Zwykle przez cały rok zbieramy wszystkie paragony, które w mniejszym lub większym porządku trafiają na biurko doradcy podatkowego. Lub we własnym zakresie, jeśli chcesz samodzielnie sporządzić rozliczenie roczne i deklarację VAT (advance VAT return). Tak czy inaczej, kosztuje Cię to albo czas, albo pieniądze – albo jedno i drugie. Dzięki cyfrowej księgowości masz kilka korzyści jednocześnie:
Dane mogą być wysyłane do Twojego doradcy podatkowego za pomocą jednego przycisku.
zmniejsza się prawdopodobieństwo zagubienia paragonów
Dodatkowo Państwa doradca podatkowy otrzymuje odpowiednio przygotowane dane. Oznacza to, że nie musi on spędzać dużo czasu na sortowaniu dokumentów, ale może od razu przystąpić do właściwej pracy.
Lepszy przegląd finansów
Im więcej faktur przychodzących i wychodzących w firmie, tym trudniej jest śledzić finanse wewnętrzne firmy. Ale jeśli przechowujesz i przetwarzasz je w oprogramowaniu księgowym, możesz mieć znacznie lepsze oko na przychody i wydatki. W każdym przypadku, dobry program księgowy powinien być w stanie zaoferować przejrzystą finansową tablicę rozdzielczą z codziennie aktualizowanymi danymi. Dlaczego? Ponieważ pozwala to w każdej chwili prawidłowo ocenić aktualną sytuację w firmie.
Dostęp do danych niezależny od czasu i lokalizacji
Nie wszystkie programy księgowe są takie same: możesz zdigitalizować swoją księgowość, ale jeśli program jest zainstalowany tylko lokalnie na komputerze lub telefonie komórkowym bez dostępu do chmury, nadal jesteś przywiązany do określonych urządzeń. Jeśli jednak jest to usługa oparta na chmurze, wówczas firmy, osoby samozatrudnione i freelancerzy zyskują dodatkową swobodę. Oznacza to, że mogą oni uzyskać dostęp do danych w dowolnym miejscu i czasie. Dobre programy księgowe potrafią odczytywać nawet sfotografowane faktury i nie są uzależnione od zeskanowanych paragonów. Pozwala to na dodatkową elastyczność.
Możliwość automatyzacji
Księgowość online jest warunkiem wstępnym, aby móc korzystać z innych udogodnień technicznych, takich jak pewne automatyzacje. Dotyczy to przede wszystkim zbędnych etapów pracy, które pochłaniają stosunkowo dużo czasu. Z pomocą automatyzacji, SI może zająć się prostymi czynnościami, pozwalając Twoim pracownikom zająć się ważniejszymi sprawami. Jeśli chcesz zdigitalizować i zautomatyzować swoją księgowość, wypróbuj nasze oprogramowanie lub skorzystaj z bezpłatnej konsultacji już teraz.
Wady i możliwe zagrożenia związane z prowadzeniem księgowości online
Tam gdzie są zalety, są też zazwyczaj wady. Tak jest również w przypadku digitalizacji księgowości i finansów. Ostatecznie zawsze trzeba rozważyć, czy korzyści są wystarczająco duże, aby zaakceptować wszelkie wady. Zanim więc zdecydujesz się na całkowite przejście na księgowość online, powinieneś rozważyć następujące aspekty:
Koszty oprogramowania i programu
Konwersja zawsze wiąże się z kosztami. Czy jest to zakup samego oprogramowania, czy szkolenie pracowników, aby mogli je obsługiwać. Ponadto, należy również porównać różne programy księgowe z wyprzedzeniem, ponieważ niektóre z nich mają specjalne zainteresowania lub oferują praktyczne usługi dodatkowe, które mogą być istotne dla Twojej firmy.
Przejście na nowy rodzaj rachunkowości
Może się zdarzyć, że nie wszyscy pracownicy będą entuzjastycznie nastawieni do wytrącenia ich z rytmu i nauki zupełnie nowego sposobu prowadzenia księgowości. Jeśli jednak jesteś przekonany, że jest to właściwa droga, ponieważ w dłuższej perspektywie można zredukować koszty i zaoszczędzić czas, to musisz umieć zmotywować swoich pracowników. Zmiana zawsze wiąże się z wysiłkiem, ale zazwyczaj jest tego warta.
Zapewnienie bezpieczeństwa danych
Często wiele firm ma zastrzeżenia do prostego umieszczania swoich danych w chmurze. Nagłówki o włamaniach do danych nie są już nikomu obce. Ale na tej samej zasadzie, ktoś mógłby włamać się do pokoju, w którym przechowujesz segregatory z rachunkami i fakturami.
Niemniej jednak, wybierając oprogramowanie księgowe, należy upewnić się, że oferuje ono bezpieczeństwo GoBD. Podsumowuje to wszystkie „zasady prawidłowego prowadzenia i przechowywania ksiąg, rejestrów i dokumentów w formie elektronicznej, jak również dostępu do danych”, a oprogramowanie księgowe, które oferuje takie bezpieczeństwo, spełnia tym samym również aktualne wytyczne prawne.
Cyfryzacja finansów
Cyfryzacja wkracza we wszystkie dziedziny życia prywatnego, ale także biznesowego. Dlaczego? Ponieważ dzięki cyfryzacji można usprawnić procesy finansowe, a tym samym obniżyć koszty. To z kolei może być przeniesione na poszczególne przedsiębiorstwa, osoby samozatrudnione i freelancerów: Dzięki cyfryzacji finansów mogą uprościć wewnętrzne procesy w firmie i obniżyć koszty.
Wielką zaletą zdigitalizowanych finansów jest możliwość automatyzacji. Od inteligentnego wprowadzania dokumentów i cyfrowego zatwierdzania faktur do automatycznego opłacania faktur i inteligentnego uzgadniania kont, całe procesy finansowe mogą zostać zautomatyzowane i zapewnić większą przejrzystość w obszarze finansowym.
Na drodze do cyfrowej księgowości ważne jest, aby uzyskać dobrą radę i nie spieszyć się z niczym. Można skorzystać z porad doradców podatkowych, ale często są one bardzo drogie. Koszty doradcy podatkowego różnią się w zależności od wcześniej wynegocjowanego wynagrodzenia. Jeśli chcesz się bez tego obejść, istnieją również programy księgowe, które wspierają taką transformację.
Oprogramowanie do księgowości cyfrowej
Obecnie na rynku istnieje niezliczona ilość programów księgowych. Niektóre z nich skierowane są do dużych korporacji i oprócz zwykłej księgowości finansowej oferują zazwyczaj również rozwiązania z zakresu zarządzania projektami i gospodarką magazynową.
Jednak szczególnie dla małych i średnich przedsiębiorstw oraz osób prowadzących własną działalność gospodarczą wystarczy znacznie mniej kosztowne i złożone oprogramowanie, które w najlepszym przypadku może nadążyć za rosnącymi wymaganiami i praktycznie „rosnąć” wraz z nimi. Dobre oprogramowanie księgowe dostosowuje się do potrzeb firmy i oferuje np. integrację z bankowością internetową. Jednak zawsze należy wykonać test ceny/wydajności oprogramowania księgowego przed zobowiązaniem się do jednego.
Księgowość z cyfrowymi paragonami (e-faktury)
E-faktury są ważnym krokiem w kierunku cyfryzacji w dziedzinie księgowości. Księgowość online to zarówno faktury elektroniczne, które nigdy nie istniały w formie papierowej, ale także paragony, które najpierw muszą zostać zdigitalizowane. Istnieją specjalne programy i aplikacje, które pomagają firmom łatwo i szybko zdigitalizować swoje faktury. Oto przewodnik po digitalizacji faktur bez konieczności korzystania z jakichkolwiek programów czy oprogramowania.
Faktury w formie elektronicznej i cyfrowej mają ogromne zalety zarówno dla większych firm, jak i dla małych i średnich przedsiębiorstw czy osób prowadzących własną działalność gospodarczą – oszczędzasz czas (na wyszukiwanie), miejsce (na przechowywanie) i koszty (na foldery i półki). Ponadto, jesteś niezależny od czasu i miejsca, ponieważ możesz uzyskać dostęp do swoich danych z każdego miejsca, gdzie jest internet.
Ale uwaga: tutaj zdecydowanie należy rozważyć dobry system praw. Niektóre programy księgowe oferują inteligentne systemy praw, które zarządzają cyfrowymi wydaniami faktur w wydajnych przepływach pracy. Oznacza to w zasadzie tylko tyle, że nie każdy pracownik ma dostęp do wszystkiego i w niektórych przypadkach musi czekać na zwolnienie przełożonego. O wszystkich zaletach i wadach faktur w formie cyfrowej można przeczytać w innym artykule.
Archiwizacja faktur cyfrowych
W przypadku archiwizacji faktur w formie cyfrowej istnieją dokładne przepisy urzędu skarbowego, których należy przestrzegać. Z jednej strony ma to tę zaletę, że jest się lepiej zabezpieczonym przed utratą danych niż w przypadku tradycyjnego sposobu archiwizacji faktur, ale z drugiej strony należy zawsze pamiętać o aspekcie DSGVO, ponieważ dotyczy on również archiwizacji cyfrowej.
Czy chcesz zdigitalizować swoje finanse, ale chcesz, aby dobrze Ci doradzono w tym procesie? Następnie wystarczy umówić się na bezpłatną konsultację z jednym z naszych ekspertów.
Cyfrowa księgowość doradca podatkowy
Możesz połączyć prowadzenie cyfrowej księgowości z komunikacją z doradcą podatkowym. Na koniec dobrze przygotowanej księgowości cyfrowej będziesz miał odpowiednio przygotowany dokument, który zazwyczaj możesz wyeksportować do różnych programów, z których powszechnie korzystają doradcy podatkowi. W każdym przypadku powinny być dostępne interfejsy dla dvo, BMD lub DATEV.
Jeśli masz już doradcę podatkowego, powinieneś jednak wcześniej dowiedzieć się, z jakim oprogramowaniem on pracuje i upewnić się, że Twój program księgowy jest z nim kompatybilny. W ten sposób nie tylko zmniejszasz koszty doradcy podatkowego, ale także zawsze masz dostęp do własnych, uporządkowanych danych.
3 wskazówki dotyczące cyfrowej księgowości
Podsumowując, poniższe 3 wskazówki mogą pomóc Ci w przejściu na księgowość online:
Dobrze przygotuj się na cyfrową księgowość
Przejście z klasycznej księgowości na wersję cyfrową musi być dobrze przemyślane. Musisz przygotować swoich pracowników tak, aby nie byli przytłoczeni nową technologią i mogli korzystać z niektórych narzędzi. Tylko wtedy księgowość online będzie rzeczywiście efektywna i pozwoli zaoszczędzić czas.
Pracownicy, którzy nie są dobrze przeszkoleni i muszą sami zdobywać wiedzę na temat używanego oprogramowania, mogą być sfrustrowani, a oczekiwany pozytywny wpływ cyfrowej księgowości na czas i koszty nie wystąpi lub wystąpi bardzo powoli. Dlatego konieczna jest dobra komunikacja z pracownikami.
Wykorzystanie automatyzacji prowadzenia ksiąg rachunkowych
Cyfrowa księgowość oferuje wiele nowych możliwości, które nie istniałyby w przypadku papieru: w tym automatyzację prowadzenia ksiąg i przetwarzania dokumentów. Wybierając oprogramowanie księgowe, należy upewnić się, że takie procesy automatyzacji są również oferowane. Funkcja ta pomaga zapobiegać błędom i zwalnia pracowników do ważniejszych zadań. Może się okazać, że drogie oprogramowanie nie oferuje pewnych dodatkowych usług, które są jednak dość ważne i przydatne, dlatego zawsze należy porównać programy księgowe przed wyborem jednego.
Cyfrowe wystawianie faktur
Nie zawsze wykorzystujesz pełen potencjał oprogramowania księgowego, którego używasz: cyfrowe zatwierdzanie faktur pozwala na efektywne korzystanie z oprogramowania, ponieważ skraca łańcuch procesów i jasno określa zakres odpowiedzialności. W rezultacie każdy pracownik otrzymuje dostęp, którego potrzebuje, i może poprosić o zatwierdzenie przez swojego przełożonego bez konieczności obecności na miejscu.
Księgowość cyfrowa przekonuje coraz więcej firm, ponieważ po początkowej fazie konwersji zalety stają się coraz bardziej widoczne. Już dziś zrób krok w kierunku cyfryzacji i porozmawiaj z jednym z naszych kompetentnych pracowników.
